A necessidade de reduzir custos com a locação de grandes espaços físicos e a vontade de oferecer mais flexibilidade e liberdade aos funcionários têm motivado muitas empresas a adotarem o teletrabalho. Neste modelo, os colaboradores deixam os escritórios para atuar em casa e têm a possibilidade de equilibrar melhor a vida pessoal e profissional. Mas para que esta forma de atuação seja bem-sucedida, as companhias precisam do suporte de líderes preparados para comandar equipes que não trabalham ao lado deles no dia a dia.
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É muito mais simples coordenar os afazeres de um grupo quando se pode estar fisicamente perto e observar a atuação e rendimento das pessoas. Por isso, a atenção e as capacidades de organização e supervisão dos gestores devem ser redobradas quando seus subordinados realizam as tarefas de casa. E as empresas precisam treinar as lideranças para isso. Os líderes devem aprender a se comunicar de forma clara, como avaliar o desempenho e evolução dos liderados, e várias outras habilidades para que consigam gerenciar bem pessoas de diferentes lugares e culturas.
Para ajudá-lo nesta missão, listamos algumas dicas que os gestores da sua empresa precisam saber para conseguir administrar com excelência equipes a distância. Confira:
É preciso selecionar as pessoas certas
Antes de mais nada, os líderes da sua empresa precisam contratar profissionais maduros, que realmente estejam preparados para atuar de modo autônomo ou que já experimentaram o modelo de trabalho a distância ao longo de suas carreiras.
Responsabilidade e disciplina são características fundamentais, caso contrário, os líderes terão que vigiar seus liderados o tempo todo. E aí passarão a atuar como fiscais ou "detetives" e o rendimento e a produtividade deles provavelmente cairão bastante.
Estabeleçam uma agenda fixa de reuniões
Uma das principais tarefas dos líderes é manter a equipe conectada com a rotina empresarial e atenta aos afazeres e metas que devem ser cumpridas. Para isso, é recomendável a realização de reuniões periódicas, que podem ser fixadas em um ou dois dias da semana para alinhar as atividades de curto prazo, tirar dúvidas e fazer correções eventuais.
Sugerimos que essas conversas sejam realizadas por meio de vídeo, sempre que possível. O Skype é uma excelente ferramenta para tal. Quando o gestor fica "cara a cara" com o colaborador, ainda que por meios eletrônicos, consegue perceber detalhes que podem passar imperceptíveis por e-mail ou telefone, como a disposição para realizar um trabalho específico, por exemplo.
Faça com que os líderes se tornem presentes no dia a dia
Hoje, existem muitas tecnologias capazes de promover uma comunicação rápida, clara e eficaz entre grupos de pessoas. O WhatsApp é uma delas e pode ser utilizado para criar um "canal" de troca de informações entre líderes e liderados. Claro que tais ferramentas digitais são importantes e precisam ser bem aproveitadas, mas nada substitui o contato presencial.
Por isso, seus líderes devem agendar encontros pessoais com os colaboradores da equipe sempre que possível. Quando um novo funcionário ingressa no time, por exemplo, é importante que o gestor direto esteja fisicamente ao lado dele logo nos primeiros dias de trabalho para transmitir a rotina e o ritmo das coisas. Para quem já está na equipe há algum tempo, o recomendável é que essas reuniões presenciais ocorram a cada 90 dias pelo menos, intercalando visitas dos colaboradores à sede da empresa e o deslocamento do líder até a região de trabalho do colaborador para ver de perto aquilo que está sendo feito por ele.
Estimule a definição de metas de curto prazo
O trabalho a distância flui melhor quando existem metas de curto prazo a serem cumpridas pelos colaboradores. Isso requer uma boa capacidade de organização do líder, que deve saber como priorizar o que é mais importante e/ou urgente dentre uma série de tarefas que precisam ser feitas pelos membros da sua equipe.
Além disso, quando existe uma lista de afazeres semanais, fica mais fácil acompanhar a performance dos liderados e fornecer o tipo de feedback que eles precisam para desempenharem ainda melhor dali em diante.
Preparar os líderes para trabalhar com pessoas a distância pode ser muito positivo para o crescimento deles, mesmo que a sua empresa não esteja pensando em adotar tão cedo o teletrabalho. No mínimo, eles aprenderão a delegar de forma mais eficiente e saberão lidar com um modus operandi diferente do que estão acostumados.
Sua empresa já adota ou pretende adotar o trabalho a distância?