Em meio às preocupações com o COVID-19, as empresas estão começando a ver o trabalho remoto como a nova maneira de realizar suas atividades e manter sua produtividade. Uma tendência que começa a crescer em todo o mundo.

A crise do Covid-19 está impulsionando as empresas a adotarem o trabalho remoto e a educação virtual em todo o mundo. As empresas mostram seu lado humano e tomam precauções para clientes e parceiros por meio de soluções de produtividade e colaboração na nuvem, enquanto escolas e universidades transferem suas aulas presenciais para aulas on-line.

Os números apoiam essas tendências. Nas últimas semanas, mais de 10.000 organizações começaram a usar o Zoho Remotely, o conjunto gratuito de aplicativos em nuvem para colaboração, gerenciamento e produtividade. A Zoho também cresceu 500% diariamente no uso de seus aplicativos de colaboração e 1.000% diariamente em novos usuários do Zoho Meeting, seu sistema de comunicação instantânea.

Embora seja lamentável que a atenção que o trabalho remoto receba se deva à necessidade de fechar escritórios diante da pandemia do Covid-19, ainda é importante falar sobre as ferramentas, software e métodos de trabalho que tornarão essa transição satisfatória. Deve-se lembrar que esta situação continuará até que a pandemia seja controlada.

Muitas pessoas preferem trabalhar em um escritório - e não em casa - para obter alguns benefícios específicos, como a comida oferecida pela empresa ou a possibilidade de conversar e pedir conselhos a um colega. No entanto, esses espaços físicos são caros e limitantes para as organizações que começaram a ver uma maneira de mitigar custos e expandir sua força de trabalho por meio de trabalho remoto.

Felizmente, existe um software na nuvem que facilita o trabalho, aumenta a produtividade, promove um senso de comunidade e reduz os custos operacionais. A sociedade chegou a um ponto em que o trabalho remoto não é um processo complicado. As empresas precisam entender e aproveitar as plataformas apropriadas para que os funcionários tenham uma experiência de trabalho satisfatória com resultados. Aqui estão algumas dicas para empresas e funcionários para aproveitar ao máximo seus sistemas.

Comunicar, não isolar

Os aplicativos de mensagens instantâneas percorreram um longo caminho e sua funcionalidade vai além do envio de mensagens de texto. As empresas de telefonia permitiram melhores chamadas de áudio e vídeo diretamente dos aplicativos de bate-papo. O software de reunião e as ferramentas de apresentação permite fácil conexão entre diferentes pontos, ganhando importância à medida que os funcionários do escritório se ajustam a menos interação e colaboração face a face.

A maior parte do dia envolve socializar, divertir-se com colegas de trabalho e aplicativos de bate-papo, além de quadros de mensagens de escritório, que também podem ser tão poderosos para a construção da comunidade quanto para aumentar a produtividade. Grupos que permitem, por exemplo, emoticons ou gifs de reação podem parecer desnecessários ou auxiliares para a conclusão do trabalho. No entanto, sem eles, o teletrabalho pareceria um isolamento eterno.

Simplifique processos

Várias empresas usam ferramentas de produtividade e colaboração na nuvem. No entanto, alguns precisarão adotar uma plataforma abrangente e robusta para atender às necessidades de seus novos colaboradores remotos. Se o sistema operacional de uma empresa incluir aplicativos de diferentes desenvolvedores ou as integrações não forem suficientemente rígidas entre eles, os usuários terão problemas para migrar, localizar ou organizar dados. Isso afetaria diretamente a capacidade de uma equipe de vendas obter informações do cliente, por exemplo.

Ter um modelo de dados unificado, bem como um software de automação de processos que abrange todo o negócio, permite que pessoas de todos os departamentos trabalhem na mesma coisa em tempo real. Em geral, quanto mais fluida for uma plataforma de negócios, menor será a confusão geral em todos os níveis, e isso se tornará extremamente crítico para uma organização com uma força de trabalho remota.

Recrutamento

Em vez de considerar o trabalho remoto como um fator limitante, as empresas devem adotar o software comercial para facilitar o recrutamento de talentos de qualquer lugar do mundo, acessando especialistas no assunto e colaboradores que, de outra forma, não estariam disponíveis. Esses funcionários e especialistas remotos podem ajudar uma empresa com a mesma eficácia que se eles trabalhavam nos mesmos escritórios. Para empresas iniciantes no teletrabalho ou na expansão de sua força de trabalho remota, devem tentar soluções diferentes para encontrar o que funciona melhor para sua organização.

Confiança e adoção

As pessoas se orgulham de suas empresas, com esse orgulho muitas vezes surge a sensação de que, se a empresa chegou aonde está, é assim que deve permanecer no futuro. Para empresas herdadas, isso significa salas de conferência e reunião em torno da mesa do almoço. Esses tipos de interações são valiosas, com certeza, mas, como agora, nem sempre é possível. Além disso, eles não são necessários se as ferramentas certas estejam disponíveis. As empresas da velha escola devem procurar funcionários internos para evangelizar o uso de soluções de trabalho remoto. Mais uma vez, a adoção é crucial. O que é necessário é que as empresas confiem na tecnologia para uma força de trabalho remota e que os funcionários adotem um "futuro do trabalho" que já está aqui.