Certa vez ouvi um empresário dizer que seu filho foi questionado pela professora sobre qual era a profissão do pai e como a criança acompanhava a rotina de trabalho daquele já há algum tempo respondeu sem pestanejar: "O meu pai faz reunião".
Todos querem priorizar aquilo que é relevante em seu trabalho para chegar ao final da semana com a sensação de terem cumprido o seu dever, mas esta é uma tarefa praticamente impossível se você tem por rotina participar de inúmeras reuniões desnecessárias ou, ao menos, improdutivas. Segundo estudos recentes, os gerentes das empresas investem metade do seu tempo em reuniões que muitas vezes consideram enfadonhas. Você acha muito tempo? Pois em cargos de alta direção o quadro é pior ainda, já que os presidentes chegam a permanecer 66% do seu tempo aglomerados em salas.
O problema é muito sério e não apenas no Brasil. No início do ano passado Michael Bloomberg, prefeito de Nova Iorque, implantou cronômetros em algumas salas de trabalho visando diminuir o tempo que seus assessores permanecem instalados em conversas sem-fim. "Não estamos aqui para ficar sentados reunidos uns com os outros. Estamos aqui para resolver as coisas", disse ao Wall Street Journal.
Um ano após implantar esta medida drástica as famosas deliberações de quatro horas desapareceram e é claro que nem todo mundo ficou feliz, já que agora as pessoas perderam uma das melhores desculpas para sair do escritório. "Estou em reunião!"
Tenha a certeza de que uma reunião é produtiva quando você chega ao final dela registrando no papel as respostas a três questionamentos: "O que será feito?", "Quem irá fazer?" e "Até quando?". Muitas vezes as pessoas se encontram com o propósito maior de tomar decisões, só que ao final todas permanecem confusas porque a única coisa certa é a data da próxima reunião.
Também é importante que haja clareza quanto aos responsáveis por realizarem as tarefas definidas. Em algumas atas se registra que "todo mundo" terá de tocar determinado projeto, esquecendo-se do fenômeno da Ociosidade Social, isto é, se a responsabilidade fica diluída no grupo é comum ninguém assumir a incumbência de fazer o que é necessário. Assim, estabeleça apenas uma ou duas pessoas como responsáveis por cada meta.
Também tenha em mente que o tempo máximo para a implementação das atividades precisa ficar contratado. Quando se tem um deadline coerente e as pessoas sabem que atrasos não serão tolerados, esforçam-se para estabelecer pontos de verificação a fim de que aquilo que está sob sua custódia seja cumprido a tempo.
E o "Como?" Já que a execução da tarefa está a cargo de alguém, este deve avaliar os caminhos alternativos e, se considerar oportuno, compartilhar pós-reunião suas angústias com quem poderá orientá-lo. Portanto, evite investir o tempo precioso de todos os presentes naquilo que deve ser discutido num outro momento.
E o mais importante: lembre-se de que o sucesso de uma reunião presencial começa muito antes das pessoas se sentarem à mesa. Quando a pauta é distribuída pelo condutor aos participantes com antecedência pode ter a certeza de que estes chegarão mais preparados para discutir com profundidade os assuntos previstos, discussões estéreis não prosperarão e ainda será mais fácil criar coesão junto ao grupo decisor.
Fazendo uma conta rápida, oito pessoas reunidas improdutivamente durante uma hora representam um dia inteiro de trabalho perdido para a empresa e é fácil saber quando as pessoas estão conscientes disto. Elas saem com a sensação de que um e-mail ou telefonema teria sido suficiente.
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