Desde o último dia 15 de dezembro, o Arquivo Público Municipal da Prefeitura de Londrina começou a funcionar em nova sede, localizada na avenida Presidente Castelo Branco, 1.277, no espaço do antigo Clube da Costela. O objetivo é proporcionar melhores condições e adequações técnicas de manutenção e abrigo do atual volume de documentos públicos do Município.

A decisão da mudança foi tomada pelo prefeito Alexandre Kireeff e a solução foi viabilizada a partir da iniciativa da Secretaria Municipal de Gestão Pública com sua diretoria de Gestão de Informações e Arquivo Público. Com a nova sede, todos os documentos públicos passam a ficar centralizados em um único espaço. Anteriormente, o volume de arquivos estava dividido em dois locais.

De acordo com o secretário municipal de Gestão Pública, Rogério Carlos Dias, a nova sede do Arquivo Público conta com todas as condições necessárias para resolver a demanda e também fica como mais um legado deixado pela atual administração. "A informatização dos arquivos públicos municipais tende a não mais gerar documentos físicos. Isso tornará desnecessária a criação de novos espaços para abrigar os arquivos, sendo essa uma tendência do processo de modernização da Prefeitura de Londrina, a partir do Sistema Eletrônico de Informações (SEI)", afirmou.

Por sua vez, a diretora de Gestão de Informações e Arquivo Público, Fabiana Borelli Amorim, disse que o novo imóvel, aliado com outras soluções, como a implementação da gestão documental, traz uma solução estratégica de longevidade da atuação do arquivo, promovendo maior segurança aos documentos e atendendo a legislação vigente.

A mudança dos mobiliários e documentos para o novo imóvel também se deu pelo planejamento da reforma da sede administrativa da Prefeitura, tendo em vista a solução de desmobilização documental no edifício e aos locais a serem liberados por motivo de legislação contra incêndio, escadarias e outros locais de circulação de pessoas. A transferência dos documentos foi iniciada, em outubro deste ano, pela equipe do Arquivo Público.

O setor de arquivo possui quatro servidores públicos, aparelhos de scanner para digitalização, arquivos especiais, microfilmes, mapoteca e área de escritório, contando atualmente com um total de 900 metros quadrados e alarme 24 horas sob vigilância da Guarda Municipal. Conta com 390 estantes de aço, mais de 14 mil caixas-arquivo, o que equivale a 200 metros cúbicos, e espaço ideal entre as prateleiras.

Modernização – A instalação do Arquivo Público Municipal em uma nova sede integra a Ação 1 do Programa de Modernização da Administração Tributária e da Gestão dos Setores Sociais Básicos (PMAT). Para promover a modernização do Arquivo Público, a Prefeitura de Londrina agora conta com serviços de consultoria que estão sendo conduzidos pela empresa Insite Cursos e Serviços Administrativos Ltda Me, contratada através do processo licitatório nº 139/2016.

A empresa irá fazer a gestão documental do Arquivo Público com o objetivo de proporcionar, com segurança, a classificação dos tipos documentais, o descarte de documentos produzidos pelo Município, além de otimizar o espaço de armazenamento. A iniciativa ainda prevê mais agilidade na busca por informações da transferência passiva, ou seja, aquela relacionada a documentos físicos.

O contrato tem duração de 18 meses. Nesse período, a empresa deverá realizar capacitação dos servidores, elaboração e entrega dos instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manuais de Gestão Documental.