Ser um gestor que se distingue pela capacidade de atingir resultados, por prever e se antecipar aos possíveis revezes impostos pelo mercado e por desenvolver planos de ação exeqüíveis que atendam as reais necessidades da empresa, é meta comum para a maioria dos administradores. Mas o que fazer para não ficar preso aos detalhes sem importância, não ser interrompido constantemente pelas tarefas urgentes caracterizadas como "mais uma bomba" e nem ficar envolvido em longas jornadas de trabalho que ultrapassam o espaço de tempo inicialmente dedicado a empresa e invadem nossas casas, interrompendo o merecido descanso?
No livro "O Gerente Minuto e a Administração do Tempo", os autores Kenneth Blanchard e Spencer Johnson abordam a história de um administrador super atarefado e seus assistentes, ilustrando brilhantemente a importância de saber delegar. Descrevem a rotina de um gestor que na tentativa de ser solícito e apoiador deixa de delegar tarefas e passa a assumir atividades extras que poderiam ou deveriam ser facilmente resolvidas pela sua equipe. Em síntese, além de não conseguir administrar e executar suas atividades como chefe, esse profissional ainda adiciona mais carga assumindo algumas atribuições de seus liderados.
Nesse texto, o gestor deixa sua natureza solícita e sua personalidade companheira e amigável interferir na correta seleção e execução daquilo que é prioritário, o que confunde sua lucidez para delegar funções e o coloca numa situação onde seus liderados o percebem como inoperante e sua chefia o avalia como ineficiente. Kenneth e Spencer descrevem metaforicamente que cada problema a ser resolvido corresponde ao peso de um "macaquinho" em cima do ombro. Portanto, tenha cuidado e clareza no momento em que for abordado por algum liderado com frases do tipo "temos um problema", pois isso pressupõe um macaquinho com as pernas abertas apoiando uma delas nas costas do gestor e a outra nas costas do subordinado. Se o gerente se predispõe a atender ao pedido, automaticamente esse macaquinho passa para suas costas e o funcionário, uma vez atendido, retorna livre e leve para sua mesa, enquanto o gestor fica sem saber o que fazer com tantos macacos pendurados nos ombros.
O melhor modo de evitar que esses primatas subam em nossos ombros é analisar de quem verdadeiramente é o problema, se realmente for do liderado jamais assuma esse problema. Nesse sentido, a delegação é uma grande aliada, pois delegar é transferir poderes e/ou funções a outras pessoas, tornar o liderado diretamente responsável pela solução dos problemas e pelo atingimento dos resultados. É preciso oferecer poder e conhecimento suficiente para que o liderado consiga atingir os resultados almejados e saber que a eficiência ao delegar não é avaliada pelo modo como se delega, nem a quem e com que freqüência delegamos, mas sim através dos resultados que obtemos.
Resumo a obra de Kenneth e Spencer com a seguinte frase: "Não faça, mande fazer!" James M. Jenks & John M. Kelly ainda sugerem que os gestores façam a seguinte pergunta: "Se tenho problemas em transferir tarefas para o meu pessoal agora, o que farei quando for promovido a um nível em que se torne ainda mais necessário administrar mais e fazer menos?". E apresentam uma realidade que todo gerente tem de enfrentar: "Se você não aprender efetivamente a transferir tarefas, nunca descobrirá a solução desta questão, pois nunca será promovido". Pense nisso!
Veja outros artigos sobre o assunto: